Das Toner Magazin

Der Blog über Tinte, Toner & Büroorganisation

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Mit einer VPN Verbindung von Zuhause aus im Büro ausdrucken

Mit einer VPN Verbindung von Zuhause aus im Büro ausdrucken

Posted by on Aug 5, 2011 in Büro Organisation | Keine Kommentare

In vielen Firmen kann man schon mittels einer VPN Verbindung von Zuhause aus auf die Daten im Büro zugreifen. Sei es der Chef oder extra dafür konzipierte Home-Arbeitsplätze. Das wird sehr oft von Frauen genutzt, die sich im Mutterschaftsurlaub befinden, aber trotzdem arbeitstätig bleiben wollen. Somit können sie die tägliche Aufgaben in freier Zeiteinteilung erledigen und können gleichzeitig beim Nachwuchs bleiben. Mit einer VPN Verbindung ist man somit sehr flexibel. Dazu ist lediglich ein PC oder Mac mit einer ausreichend schnellen Internetverbindung notwendig. Die Datenverbindung ist auch in Punkto Datensicherheit bedenkenlos.

Natürlich kann man dann auch, sofern der Drucker auch für die VPN Verbindung freigegeben ist, von Zuhause aus seine geschriebenen Briefe oder Tabellen gleich ausdrucken, damit der Chef sie auch pünktlich auf dem Schreibtisch hat.

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Netzwerkdrucker vs. Arbeitsplatzdrucker – Was ist sinnvoller?

Netzwerkdrucker vs. Arbeitsplatzdrucker – Was ist sinnvoller?

Posted by on Jul 28, 2011 in Büro Organisation | 2 Kommentare

Diese Frage stellt sich eigentlich bei jeder Ausstattung eines Büros. Wie statte ich die Arbeitsplätze mit Druckern aus, oder platziere ich einfach einen Netzwerkdrucker zentral?

Die Entscheidung hängt natürlich von einigen Kriterien ab. Wie viele Mitarbeiter benutzen das Büro und habe ich alle Mitarbeiter in einem Raum. Bei größeren Firmen sind die Mitarbeiter in riesigen Großraumbüros oder in einzelnen Büros verteilt auf einem Stockwerk.

Mittlerweile ist ein zentraler Netzwerkdrucker, egal wie viele Mitarbeiter ihn nutzen, kostensparend und effizient. Ein zentraler Netzwerkdrucker sollte auf jeden Fall ein Laserdrucker sein mit mindestens 2 verschiedenen Papiereinzügen, damit man nicht immer das Papier wechseln muss vor jedem Ausdruck. Aktuelle Multifunktionsgeräte, die nicht nur drucken können, sondern auch kopieren und scannen, sind ideale, zentrale Netzwerkdrucker. Multifunktionsgeräte dieser Art gibt es natürlich auch in Farbe.

Reine Arbeitsplatzdrucker lohnen sich in der Regel gar nicht mehr. Hat man aber noch kleiner Tintenstrahldrucker übrig nach einer Umrüstung, kann man diesen natürlich, sofern Platz auf dem Schreibtisch vorhanden ist, noch als Arbeitsplatzdrucker nutzen. Das spart allerdings nur den Laufweg, denn der Ausdruck eines kleinen Tintenstrahldruckers ist weitaus höher als ein Ausdruck eines zentralen Netzwerkdruckers.

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Ein Windows Drucker im Mac Netzwerk – Funktioniert das?

Ein Windows Drucker im Mac Netzwerk – Funktioniert das?

Posted by on Jul 21, 2011 in Büro Organisation | 1 Kommentar

Apple iMacViele Büros arbeiten mittlerweile nur noch mit Apple Computern, da sie erkannt haben, dass man sehr viel Zeit und Ärger sparen kann und auch noch produktiver arbeitet. In einem Mac Netzwerk kann man getrost auf ein Virenprogramm verzichten, da es schlichtweg derzeit keine Viren gibt, die dem Mac Netzwerk gefährlich werden könnten. Natürlich kann man aber auch einen Windows PC oder einen Windows Drucker in einem Mac Netzwerk nutzen. Der Umstieg auf Apple ist nicht so aufwendig. Die meisten Zusatzgeräte wie Drucker, Scanner oder Festplatten kann man auch in einem Mac Netzwerk weiter nutzen. Gerade bei Druckern der bekannten Herstellern ist das kein Problem mehr, denn sie liefern zum Großteil gleich Druckertreiber für beide Welten (Mac oder PC) mit. Sollte kein Treiber beigelegt worden sein, so kann man sich einen passenden Druckertreiber auf der Herstellerseite herunterladen. Bietet der Hersteller selber keine Mac Unterstützung, dann kann man noch auf sogenannte Open Source Universal Treiber zurückgreifen.

Man sieht also, man braucht sich nicht zu scheuen von Windows auf Mac umzusteigen. Der örtliche Apple Fachhändler berät Sie dabei sicherlich gerne. Die Mehrkosten durch den höheren Kaufpreis bei Apple Produkten werden durch den niedrigen Wartungsaufwand und die Zeitersparnis sehr schnell amortisiert.

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Getting Things Done – Aufgabenplanung auf Papier oder am PC?

Getting Things Done – Aufgabenplanung auf Papier oder am PC?

Posted by on Jul 15, 2011 in Büro Organisation | 2 Kommentare

Es gibt viele Möglichkeiten seine täglichen Aufgaben zu verwalten und zu planen. Es fallen immer mehr Termine an, es kommen unendliche viele Aufgaben dazu, die erledigt werden müssen und dann sollte man den Überblick nicht verlieren. „ Getting Things Done “ ist dann die Devise.

Ganz egal ob man dazu seinen Terminplaner in Papierformat (Filofax) benutzt, oder eine Aufgabenverwaltungssoftware für den PC oder Mac zur Hilfe nimmt, die Vorgehensweise ist dabei am Wichtigsten.

Man sollte auf jeden Fall seine Termine und Aufgaben nach folgenden Kriterien planen und bearbeiten:

– Priorität festlegen
– Dauer der Tätigkeit festlegen
– Delegieren oder selber erledigen
– Schriftlich festhalten (Papier oder PC)

Benutzt man dazu seine Agenda in Papierform, dann sollte man diese auch ständig um sich haben. Nachteil bei einer Agenda ist, dass sie Sie nicht mit einem Alarmton oder gar mit einer E-Mail an offene Aufgaben erinnern kann. Weitaus mehr Vorteile haben elektronische Aufgabenplaner. Ein gutes Beispiel dafür ist die Zusammenarbeit vom Computer mit einem iPhone oder iPad beispielsweise. Da sich beide immer mit dem PC oder Mac synchronisieren, haben Sie somit immer alle Termin und Aufgaben dabei. Und Sie werden auch noch akustisch über anstehende Aufgaben und Termine erinnert. Eine Funktion, die Sie sicherlich schnell zu schätzen wissen.

Unser Fazit, eine strukturierte Aufgabenplanung mit Hilfe von Papier oder PC ist ein MUSS, wenn man viel zu erledigen hat. Man muss die Tools nur nutzen.

Wie planen Sie Ihre Aufgaben?

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Karten und Ausdrucke laminieren von A6-A3

Karten und Ausdrucke laminieren von A6-A3

Posted by on Jul 13, 2011 in Büro Organisation | Keine Kommentare

Mittlerweile braucht man nicht mehr den Gang in das nahegelegene Digitaldruck Center planen, um ein paar verschiedene Ausdrucke laminieren zu wollen. Laminieren, oder auch plastifizieren genannt, von Unterlagen wie zum Beispiel Preislisten oder Warenreferenznummern hilft dabei, den Ausdruck für lange Zeit beständig zu machen gegen Eselsohren, Flecken oder Abrisse. Laminiergeräte gibt es in diversen Größen, angefangen von den großen DIN A3 Geräten bis hin zu einfachen Visitenkarten-Laminierer. Das universellste Maß allerdings ist DIN A4, sprich die Maschine laminiert ein komplettes DIN A4 Blatt. Damit kann man dann natürlich auch die kleinen Formate laminieren.

Die Laminierfolien gibt es als Zubehör in vielen Onlineversand Plattformen zu bestellen. Mancher gut sortierter, örtliche Fachmarkt bietet mit Sicherheit auch Laminierfolien, falls es mal schnell gehen muss.

Den Laminier-Wünschen sind also mit einem eigenen Laminiergerät im Büro keine Grenzen gesetzt. Und auch hier spart man sich damit den ein oder anderen Gang zum Copy Shop und natürlich auch Zeit und Geld.

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Lizenzfreie Bilder für Werbebriefe und die eigene Firmenhomepage

Lizenzfreie Bilder für Werbebriefe und die eigene Firmenhomepage

Posted by on Jun 2, 2011 in Büro Organisation | 2 Kommentare

24:365 Old School iMacFrüher hat man sich einfach etwas aus dem Internet kopiert und für seine Werbemaßnahmen genutzt. Das funktioniert schon sehr lange nicht mehr so. Aufgrund des Lizenzrechts ist das ohne weiteres nicht mehr erlaubt. Ohne lizenzfreie Bilder auf der eigenen Firmenwebseite kann es sein, dass bei Ihnen im Briefkasten eine Abmahnung für die unlizenzierte Nutzung von Fotos oder Cliparts eingeht. Um dies ganz einfach zu umgehen, gibt es sogenannte Lizenzfreie Bilder. Im Internet auch „Creative Commons-Lizenz“ genannt. Eine sehr einfache und schnelle Suche nach diesen lizenzfreien Bildern gibt es bei FLICK.COM. Flickr ist daher auch sehr gut geeignet, denn da weltweit Bilder auf diesen Dienst geladen werden, ist die Auswahl ziemlich gut. Noch ein kleiner Tipp. Versuchen Sie auch englische Suchbegriffe, denn die meisten Bilder kommen aus englischsprachigen Ländern. Wir haben Ihnen einen kleinen Screencast zum Thema lizenzfreie Bilder aussuchen beigefügt.

Sollten weiterhin Fragen zum Thema Nutzung von lizenzfreien Bildern vorhanden sein, dann schreiben Sie uns einfach per E-Mail oder nutzen Sie die Kommentar-Funktion.

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Netzwerkdrucker via Internetbrowser verwalten

Netzwerkdrucker via Internetbrowser verwalten

Posted by on Mai 30, 2011 in Büro Organisation | 2 Kommentare

Home network 'rack'Mittlerweile sind wohl die meisten Büros vernetzt und nutzen gemeinsame Drucker und Datenserver. Bei den meisten Druckern kann man, wenn man die TCP/IP Nummer kennt, durch einem Internetbrowser (Internet Explorer, Firefox, Safari etc.) auf die Einstellungen bzw. die Verwaltungsmöglichkeiten zugreifen. Aber was versteht man darunter? Ein Netzwerkdrucker verwalten bedeutet, zum Beispiel, eine Druckerwarteschlange kontrollieren oder bearbeiten. Sie haben einen Druckauftrag an Ihren Netzwerkdrucker verschickt, aber irgendwie scheint nichts anzukommen. Nun können Sie mittels der IP Nummer, welche Sie im Internet Explorer eingeben können, auf den Drucker zugreifen. Nun können Sie die Druckerwarteschlange kontrollieren und schauen, ob Ihr Druckauftrag angekommen ist. Dort wird auch beispielsweise angezeigt, wenn kein Papier mehr im Drucker ist, oder ein Papierstau Probleme verursacht. Somit können Sie bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus den Netzwerkdrucker im Auge behalten und gegebenenfalls bei Problemen gleich den IT-Service rufen.

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Im Büro via WLAN drucken – Wie mach ich das?

Im Büro via WLAN drucken – Wie mach ich das?

Posted by on Mai 10, 2011 in Büro Organisation | 2 Kommentare

wifiMittlerweile gibt es schon eine Menge an Drucker diverser Hersteller, welche über eine WLAN, auch WiFi Verbindung genannt, verfügen und via WLAN drucken können. Natürlich ist es auch möglich, einem bestehenden Drucker im Netzwerk mittels eines externen WLAN (WiFi) Adapters, das schnurlose Drucken beizubringen.

Drucker, welche die Funktion schon integriert haben, sind relativ leicht anzuschließen. Meistens startet direkt nach dem ersten Einschalten des Druckers ein Installationsassistent, der genau Schritt für Schritt den Drucker ins bürointerne WLAN integriert. Einige Modelle sind auch sofort nach dem Einschalten direkt „Online“, da sie sich die Konfiguration selber suchen.

Bei externen Lösungen muss dem Adapter die lokalen Netzwerkeinstellungen mittels eines Computers einmalig vorgegeben werden. Somit kann auch ein nicht WLAN-fähiger Drucker an einem Ort stehen, ohne Wanddose für Netzwerkkabelverbindung. Bei dieser externen Lösung ist es auf jeden Fall sinnvoll, einen Netzwerkspezialisten zu kontaktieren, denn für Ihn ist das maximal eine halbe Stunde Aufwand. Denn die Zeit, die man als Laie dafür benötigt, ist für wichtigere Aufgaben im Betrieb sinnvoller genutzt.

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